Un Assessment de madurez en el mundo ágil es una herramienta que nos permite conocer el grado o nivel de madurez de un equipo utilizando, en la mayoría de los casos, un cuestionario dividido en dimensiones relevantes. Ciertamente, esta práctica es bastante productiva y poderosa, siempre y cuando se cuide que nos enfoquemos en las acciones que impulsa la herramienta, más que en la herramienta en sí misma.
Si hacemos una búsqueda sencilla, encontraremos que existen modelos de diferentes colores, tamaños y sabores dependiendo del gusto del creador. Aquí comparto algunos aprendizajes (heridas de guerra) que he ido recogiendo luego de aplicar diversas versiones en equipos muy distintos (desde equipos de creación de productos digitales, hasta equipos encargados de mejorar el nivel de servicio en góndolas de supermercados).
Un error bastante común al comenzar a utilizar este tipo de herramienta es querer encontrar o diseñar la herramienta perfecta, que mida todo correctamente y, además, que funcione en contextos distintos. Esto, desde mi punto de vista, es algo irreal e innecesariamente ambicioso. Se trata de una herramienta más y, como sus creadores, será imperfecta. Lo importante es enfocarnos en medir aquello que vale la pena medir en nuestro contexto. Recuerda que la información levantada es valiosa únicamente en función de cuánto ayuda a tomar decisiones para mejorar el desempeño del equipo.
¿Hasta qué punto recibir feedback de los participantes y ejecutantes para pulir la herramienta? Te puedo adelantar que siempre habrá alguien que quiera cambiar hasta la coma porque hay algo que no se ajusta al 100% a su equipo. En ese caso, aprendí a estar un paso adelante: consultar con el equipo, previo a la medición, si las preguntas les hacen sentido a su contexto, explicándoles la esencia de la pregunta que están respondiendo.
Cuando se mide la madurez, se suelen tomar 2 enfoques: La autoevaluación y la mirada de experto. Hay quienes piensan que lo mejor es solo autoevaluar al equipo, porque ellos mismos son los más indicados para identificar qué no está funcionando. Es bueno, pero lo considero incompleto.
Teniendo en cuenta que el propósito es la mejora del equipo, corremos el riesgo de generar conclusiones sesgadas por los paradigmas de sus miembros, respecto a qué significa operar como un equipo de alto rendimiento. Es como buscar feedback exclusivamente de ti mismo. ¿Vas a encontrar cosas que mejorar? Sí. Pero una visión de alguien externo va a poder cubrir algunos puntos que para ti pasan desapercibidos.
La otra posición es dejar que solo una persona externa al equipo sea quien lo evalúe (como una evaluación de desempeño). Puede ser el líder de tribu, un agile coach, stakeholders o cualquier otra persona dentro de la organización que trabaje con el equipo.
Con la mirada externa se puede evitar el sesgo del equipo, pero, en mi experiencia, nos enfrenta a 2 desafíos:
Asegurar la mirada más completa posible del equipo, ya que un externo siempre tendrá una mirada reducida, basada solo en observaciones de momentos clave que no siempre representarán toda la realidad.
Evitar que se tema a la medición, si solo se usa como un mecanismo para premiar o castigar, y no para promover la mejora continua.
Entonces, ¿cómo balanceamos lo mejor de ambos mundos? Una solución sencilla (aunque ciertamente imperfecta) que hemos encontrado en UMAAN es ponderar los resultados de la autoevaluación y la mirada de experto (aunque no necesariamente 50% y 50%).
Al final del día, tanto para el evaluador como para el equipo una cultura que habilite la transparencia, promoverá que el equipo se califique abiertamente sin temor al castigo y que el calificador externo tenga, como primer objetivo, la mejora del equipo y no el refuerzo negativo de una mala calificación.
Esto es imprescindible para realizar cualquier medición de forma precisa. Con el tiempo y con esfuerzo, ambas miradas comenzarán a ser similares, lo cual llevaría a que la ponderación quede obsoleta y haya un acuerdo entre ambos.
Una queja constante dentro de los equipos, al comenzar a utilizar la herramienta, es que muchas veces es un formulario gigante, con decenas de preguntas, que puede tomar una hora resolver, y una hora más, para analizar los resultados y preparar un plan de acción. Una herramienta demasiado larga es un error que puede hacer perder todo el propósito de la evaluación.
Por ello, es imprescindible mantener la herramienta lo suficientemente simple para responder rápidamente y, a la vez, lo suficientemente compleja para detectar las oportunidades de mejora del equipo. Pensemos cuando vamos al médico. Este realiza un número reducido de preguntas concretas con las que realiza su diagnóstico. ¡No pasamos todos los exámenes médicos cada vez vamos a consulta! Es decir, el médico evalúa en función de los síntomas o preocupaciones. No mide todo, todo el tiempo. Así, esas pocas preguntas certeras, nos invitan a cuestionarnos y ubicar los puntos de mejora como pacientes.
Apliquemos uno de los mayores principios del diseño: KISS (Keep it simple stupid!)
Si nuestro propósito es la mejora continua del equipo, ¿cómo vamos a encontrar qué debemos mejorar si solo vemos un número? ¿Cómo nos aseguramos que estamos entendiendo lo mismo al responder alguna pregunta? ¿Encontraremos realmente alguna causa raíz? ¿Cómo saber si nos dimos un tiempo para reflexionar y no solo llenamos la encuesta para cumplir?
Por estas razones, recomiendo evitar al máximo enviar la herramienta por correo y, si no es posible, tengamos en cuenta 2 aspectos:
Asegurar de ser lo más claro posible en las respuestas del cuestionario. Es decir, ser muy explícito en el significado de cada una de las alternativas (sí, qué significa la 1, la 2, la 3, la 4 y la 5).
Después de obtener los resultados, sí o sí tengamos una conversación con el equipo, ya sea en una retro u otro espacio, acerca del plan de acción que tomarán, con el fin de entender un poco más la causa raíz y posibles soluciones al problema.
Finalmente, la mayor recomendación que te puedo dar es animarte a probar con tu equipo esta herramienta e iterar para tener cada vez una herramienta y proceso de mejora del equipo más adecuados.
Si necesitas ayuda para poner en práctica cualquiera de estos tips, escríbenos o déjanos tus datos para elevar el valor de tu próximo assessment de madurez al máximo.
